新利·体育(中国)科技有限公司官网成人高等教育归档管理制度

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为使我校成人高等教育档案管理工作规范化、制度化、科学化,提高文件材料的归档率,全面杜绝应归档文件材料的流失,特制订本制度。

第一条归档范围及保管期限

(1)具有保存价值的各种文件材料,包括:新生录取名册,班级学生花名册及毕业合影,学生评优获奖资料,学生转学、转专业、退学等资料,学生参军入伍政审资料,优秀校友资料、照片,教学及学生工作管理的相关规章制度及各种资料等实物档案,均属归档范围;

(2)档案根据其保存利用价值分为永久及定期(10年、5年),具有长远保存利用价值的档案例为永久,对在一定时间范围内有利用价值的档案例为定期。

第二条归档要求

(1)归档的材料必须系统、齐全、完整;

(2)归档的材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

第三条档案的保管及保密

(1)归档的材料必须专人、专柜妥善保管,确保档案完整与安全;

(2)档案管理人员要严格遵守保密制度,认真做好档案保密工作,不得擅自复印和外传;

(3)销毁失去保存价值的档案,必须严格审批手续;销毁档案必须由两人以上负责,并做好销毁记录。

第四条毕业生档案

(1)各教学单位按以下要求做好毕业生个人档案的制作及封装:

毕业生个人档案内容:毕业生个人档案包括学生成绩单1份、实习鉴定表1份、毕业生登记表1份以及奖惩等材料。

档案材料要求为原件,签字及盖章齐全;毕业生成绩单须通过我院教务管理平台打印,公章加盖在右上角处。档案材料装入新利·体育(中国)科技有限公司官网统一制作的档案袋,封装并加盖密封章。

(2)学校归档材料

根据新利·体育(中国)科技有限公司官网档案馆统一要求,每位毕业生的成绩单须上交学校档案馆永久保存。各教学点将毕业生成绩单贴好照片并按专业、层次分类整理,于期未办理毕业证时交至成人教育科,统一归至学校档案馆。